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Die Funktionalität von Easy Life 365 - Easy Life 365

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Die Funktionalität von Easy Life 365

Warum wir überhaupt eine neue App entwickelt haben, findest du in diesem Artikel: Wilkommen Easy Life
Im vorliegenden Artikel möchte ich auf die Kernfunktionalität von Easy Life 365eingehen.

Für den Anwender

Wir werden uns der Einfachheit halber in dieser Beschreibung auf Microsoft Teams fokussieren. Man darf aber im Hinterkopf halten, dass wir nicht nur Teams sondern auch SharePoint, Sicherheitsgruppen und vieles mehr mit Easy Life 365 verwalten können.

Arbeiten mit Vorlagen

Wenn wir uns die normale Erstellung von Teams ansehen, dann erhalten wir genau einen Kanal, den Allgemeinen mit der entsprechenden Dateiablage und einem Tab namens Wiki. Ich weiss nicht wie es euch dabei geht, aber Seit den vielen Jahren, in denen ich mit Microsoft Zusammenarbeit Tools unterwegs bin, habe ich noch kein Wiki von Microsoft erleben dürfen welches wirklich auch als Wiki benutzt werden konnte. Ich muss aus Ersteller eines neuen Teams also hingehen, zuerst einmal überlegen welche Kanäle ich brauche und danach in jedem Kanal den Wiki Tab löschen, da dieser in meinen Augen keinen Mehrwert bringt.

Kanal und Wiki Tab

Es gibt zwar bereits heute eine Funktion erstellen ab einem anderen Team, dies kann aber nicht aus wirkliches Arbeiten mit Vorlagen angesehen werden. Microsoft hat jetzt bessere Vorlagen angekündigt, wie diese genau aussehen werden und wie man sie verwaltet muss sich noch zeigen. So möchte ich als Administrator für verschiedene Business Units auch verschiedene Vorlagen verwenden können.

Mit Easy Lifef 365 erhalten die Endanwender nur genau diese Vorlagen, welche für sie auch Sinn machen.

Sicht auf die Vorlagen von Benutzer A
Sicht auf die Vorlagen von Benutzer B

Durch einen einfachen Wizzard wird der Benutzer durch das Bestellmenü geführt. Er muss alle geforderten Felder ausfüllen, bevor er überhaupt das Team erstellen kann. Hat die Vorlage eine Regel, dass mindestens zwei Besitzer definiert werden müssen, so muss er einen Besitzer benennen bevor er das Team erstellen kann.

Und noch etwas, wir kennen die Thematik seit vielen Jahren. Metadaten helfen uns, bestimmte Inhalte besser klassifizieren, verwalten und automatisiert verarbeiten zu lassen wenn ich heute ein Microsoft Team erstelle, so erhalte ich nur den Namen. Der Name ist unspezifisch und sehr stark vom Benutzer abhängig. Man stelle sich vor, ich habe einmal tausende von Teams wie in aller Welt soll ich dieser Masse von unspezifischen Ablage noch Herr werden? Schon nur die Gestaltung des Gruppen alias und der URL wäre hier hilfreich für eine Segmentierung, was wir natürlich auch können. Aber was wenn ich einem Team noch weitere Meta-Informationen mitgeben könnte?

Die Privatsphäre wird abgefragt
Je nach Vorlage müssen vom Administrator definierte Metadaten angegeben werden
Je nach Vorlage müssen mehrere Besitzer hinzugefügt werden, bevor das Team erstellt werden kann

Am Ende des Prozesses wird der Benutzer darüber informiert, dass sein Team nun im Hintergrund erstellt wird. Über die Umgebung von Easy Life 365 wird ein neues Team erstellt, die vom Administrator definierten Regeln hinzugefügt und die Metadaten (siehe Schritt 3 aus dem Wizzard) im Hintergrund in das Team gespeichert.

Vorkonfigurierte Vorlage mit Kanälen

Das Team wird ab der vom Anwender gewählten Vorlage direkt mit bereits vorkonfigurierten Kanälen erstellt. Dabei kann zwischen öffentlichen und privaten Kanälen unterschieden werden.

Spoileralarm! In der nächsten Version von Easy Life 365 werden auch pro Kanal Apps konfiguriert werden können.

Die im Hintergrund gespeicherten Metadaten des Teams können jederzeit auf der Detailseite des entsprechenden Teams angeschaut und bei Bedarf angepasst werden. Diese Metadaten helfen sehr stark später noch zu wissen wozu ein Team erstellt wurde, aber auch für Administratoren sind sie Gold wert, zum Beispiel um im Hintergrund Dinge zu automatisieren.

Übernahme der Verantwortung durch den Besitzer

Die grundsätzliche Idee von Microsoft mit Microsoft Teams war, dass der Benutzer sich selbstständig ein Team erstellen und dies verwalten kann. Wie wir aus Erfahrung wissen, ist die Erstellung schnell getan doch mit dem Verwalten hapert es meistens etwas. Oft werden Teams nach der Erstellung eine Zeit lang verwendet und danach geraten sie in Vergessenheit. Sie werden weder gepflegt noch verwaltet und geschweige denn gelöscht oder archiviert.

Somit geht die eigentlich sehr gute Strategie von Microsoft an der Kultur der Menschen zu Bruch. Dies ist jedoch kein Grund zum aufgeben, denn Easy Life 365 hilft den Anwendern welche durch Erstellung oder Vergabe eines Kollegen zum Besitzer eines Teams geworden sind diese Verantwortung viel einfacher wahrzunehmen.Als voll integrierte Teams app listet mir Easy Life 365 alle meine Teams auf, von welchen ich Besitzer bin und macht mich visuell auf meine Versäumnisse aufmerksam.

Mein Inventar mit der Sicht auf nicht-konforme Teams

Ich kann sehr schnell und einfach nach Teams suchen an denen ich interessiert bin, oder ich kann durch einen Klick alle meine nicht konformen Teams anzeigen lassen.

Klicke ich nun ein nicht konformes Team an so erhalte ich eine klare Übersicht über mein Team, die Regeln welche ich verletze und die Besitzer, Mitglieder und Gäste welche Teil dieses Teams sind.

Die Übersicht meines Teams
Regeln mit Anzeige der Konformität
Teammitglieder, Besitzer und Gäste

Wir unterscheiden zwischen vier Grundregeln, welche in beliebiger Konfiguration einer Vorlage hinzugefügt werden können. Mehr zu den Regeln im Administratoren Teil. Der Anwender kann mit einem Klick der Aufforderung einer entsprechenden Regel nachkommen, und somit die Konformität einer Regel wiederherstellen. Sind alle Regeln konform, so ist das gesamte Team wieder konform.

Zugriffsprüfungs-Richtlinie

Hier am Beispiel der Regel für die Zugriffsprüfung. Der Ersteller der Vorlage hat entschieden, dass in periodischen Abständen der Zugriff auf ein Team geprüft werden muss, welches mit dieser Vorlage erstellt wurde. Ist die Zeit abgelaufen, so erhält der Besitzer des Teams die Information, dass eine Zugriffsprüfung ansteht. Mit einem Klick auf “Lass mich das beheben” erreichte er die Seite der Zugriffsprüfung. Dort kann er neue Besitzer bestimmen, Mitglieder einladen, Geister entfernen oder auch Besitzer zu Mitgliedern zurückstufen. Ist er mit seiner Arbeit durch, so bestätigt er dies und die Zugriffsprüfung ist wieder für die nächste Zeitperiode abgeschlossen.

Selbstverständlich werden die Besitzer auch über eine E-Mail Vorlage über den Stand ihrer Teams informiert.

In dieser E-Mail werde ich als Besitzer aufgefordert, etwas zu unternehmen. Es wird mir zu dem mitgeteilt, was passiert, sollte ich nicht auf diese Anfrage antworten. Wer zu den administrativen Regeln und den Folgen bei Nichteinhaltung im administrativen Teil. Mit einem Klick auf den Button in der Mail gelange ich direkt zum entsprechenden Team in der Easy Life 365 App und kann der Aufforderung nachkommen.

Die Sicht der Administratoren

Alle Vorlagen mit den ganzen Einstellungen welche pro Vorlage gemacht werden können, sowie die Regeln welche über die Konformität eines Teams entscheiden werden in einem administrativen Portal gepflegt und verwaltet.

Easy Life 365 Cockpit

Wir unterscheiden hier zwischen Modulen und Regeln. Heute können wir in den Modulen Microsoft 365 Gruppen und Microsoft Teams verwalten. Später sollen zusätzliche Module wie Sicherheitsgruppen, SharePoint Teamseiten oder Kommunikationsseiten dazukommen.

Module

Im Modul Microsoft 365 Gruppen verwalten wir wie der Name verrät die Gruppen, aber auch Microsoft Teams welche auf den Microsoft 365 Gruppen aufbauen.

Microsoft 365 Gruppen und Teams

Hier kann ich beliebig viele Vorlagen erstellen und konfigurieren. Jede Vorlage hat seine eigenen Einstellungen und kann eigene Regeln beinhalten.

Der Abschnitt “Card” beinhaltet die generellen Informationen eines Teams wie Titel der Vorlage Beschreibung der Vorlage Farbe welche angezeigt werden soll und welche Sicherheitsgruppe diese Vorlage später auch nutzen soll.

Der Abschnitt “Data Collection” beinhaltet eine individuelle URL zu Benutzungsbestimmungen und kann spezifische Metadaten Felder enthalten.Mit einem WebHook können die gesammelten Meta Informationen an ein dritt-System übergeben werden. Werden diese Metainformationen später vom Anwender verändert, so sendet der WebHook diese Informationen erneut, und ihr dritt-System kann darauf reagieren.

Generelle Informationen, Benutzerkreis, Status
Daten Sammlung, Terms, Metadaten
Beispiel Dropdown mit Key Value Pair

Der Abschnitt “Settings” definiert ob ein Team oder eine Microsoft Group gemacht werden soll und welche Einstellungen diese enthalten. Hier sind alle Einstellungen aufgeführt, welche durch den Microsoft Graph beeinflusst werden können.

Der Abschnitt “Provisioning” Beinhaltet eine Namenskonvention für den Alias und die URL der entsprechenden Gruppe bzw. des Teams. Dabei können individuelle sequenziell hoch zählende Nummernkreise definiert werden welche eine fixe Anzahl Stellen hat (zum Beispiel projekt-00001). Auch welche Kanäle das Team später beinhalten soll und ob diese öffentlich oder privat sind wir dir festgelegt. Ganz nützlich ist auch das programmatische Entfernen der Wiki Tabs. Der WebHook lässt zu, dass ich Custom Actions programmiere, welche nach der Erstellung des Teams zusätzliche Aktionen ausführt. Was auch immer sie noch zusätzlich brauchen, ob Azure Function, Powershell oder sonstige Eigenentwicklungen, diese können nach der Erstellung angestossen werden.

Der Abschnitt “Policies” beinhaltet lediglich die Zuordnung der entsprechenden Regeln.

Microsoft Group und Teams Settings
Namenskonvention für URL und Alias, Wiki Tab
verstecken und Kanäle definieren
Policy anhängen

Regeln

Im Bereich der Regeln können, wie es der Name bereits sagt, die Regeln definiert werden welche pro Vorlage gelten sollen.

Regeln

Wie bereits vorher kurz erwähnt, unterscheiden wir vier Hauptregeln.

  1. Minimale Anzahl von Besitzern
  2. Bestätigung
  3. Ablauf
  4. Zugriffsprüfung

Aber zuerst muss sich meiner Regel einen Titel und eine Beschreibung geben, sowie definieren ob diese aktiv ist oder nicht. Auf die Default Regel gehen wir später ein. Die Owner Regel legt fest, wie viele Besitzer ein Team mindestens haben muss um konform zu sein. Dies macht Sinn, dadurch Ferien Abwesenheiten Probleme bei der Verwaltung von Teams auftreten können. Muss jemand Zugriff auf Dateien haben, und der Besitzer ist nicht da, entsteht bereits wieder ein Helpdesk Fall den wir ja vermeiden möchten. So muss also ein Team immer mindestens die angegebene Anzahl Besitzer aufweisen.

Die Bestätigung und Verfall eines Teams sind relativ ähnlich. Bestätigung bedeutet nichts anderes als: muss dieses Team ungeachtet seiner Nutzung alle X Tage bestätigen. Damit stellen wir sicher, dass kurzlebige Vorlagen, sogenannte Quickspaces, immer mal wieder hinterfragt werden. Beim Verfall eines Teams wird die Nutzung geprüft, und bei Nichtnutzung der eingestellten Anzahl Tage verfällt das Team und wird als nicht konform deklariert.

Die Zugriffsprüfung ist vor allem dann wichtig, wenn ich Gäste in mein Team einladen darf. Verwende ich also eine Vorlage, welche Gäste zulässt, (siehe Settings bei den Vorlagen) so möchte ich den Besitzer dazu auffordern, diesen Zugriff periodisch zu überprüfen. Hier gebe ich dir Anzahl Tage an, nach welchen eine Überprüfung für diese Vorlage anfällt.

Alle Regeln sind grundsätzlich gleich aufgebaut. Sie haben einen Auslöser, Einstellungen für die Erinnerung und eine Aktion bei Nichteinhaltung. Die Besitzer Regel kann hier bei der Aktion nur eine E-Mail versenden, da es programmatisch kaum möglich ist, einen neuen Besitzer zu benennen. Die anderen Regeln hingegen, können definieren ob ein Team archiviert oder gelöscht werden soll, wenn der Besitzer seiner Verantwortung nicht nachkommt. Zusätzlich kann eine Drittstelle über diese Aktivitäten informiert werden (zum Beispiel der Service Desk). Auch hier ist wieder ein WebHook vorhanden, der eine Eskalation über ein beliebiges Drittsystem ermöglicht.

Ich hoffe, hiermit einen kompletten Überblick über Easy Life 365 gegeben zu haben. Folgende Grundlagen bilden die Basis:

  1. Der Besitzer eines Teams soll die vollständige Verantwortung desjenigen übernehmen
  2. Regeln zu definieren helfen nur dann, wenn ein Regelbruch auch entsprechende Folgen nach sich zieht
  3. Geben wir dem Anwender bereits bei der Erstellung verschiedene Vorlagemöglichkeiten und Hilfestellungen welche auswählen soll, so stellen wir auch sicher, dass der Anwender einen guten Start mit Teams hat. Er kann ja jederzeit nach der Erstellung das Team individuell anpassen
  4. Je einfacher es sich der Anwender macht ein neues Team zu bestellen, (er nimmt zum Beispiel jedes Mal einen Quickspace anstatt sich Gedanken zu machen ob es allenfalls besser wäre eine Projektvorlage zu verwenden, oder zu faul ist Metainformationen anzugeben), desto schwerer werden wir es ihm machen das Team zu behalten. Der Quickspace soll also in kurzen Abständen periodisch bestätigt werden müssen. Dann überlegt sich der Anwender das nächste Mal besser, aber nicht ein Projekt nimmt, welches nur alle sechs Monate bestätigt werden muss
  5. Durch die automatische Erinnerungsfunktion bei nicht konformen Teams und die definierbare Aktion bei Nichteinhaltung der Konformitätsregeln kann ich als Administrator mit sehr wenig Aufwand ein sich selbst verwaltende Microsoft Teams Universum schaffen. Nicht genutzte oder vernachlässigte Teams werden archiviert oder gelöscht, archivierte Teams werden durch nachträgliche Retention Regeln anhand der Metadaten automatisch aufbewahrt und nach Ablauf einer bestimmten Frist gelöscht

Gerne stellen wir euch Easy Life 365 persönlich vor
so long, Samuel Zürcher

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