fbpx

Willkommen EasyLife - Easy Life 365

EasyLifeWillkommen EasyLife

Willkommen EasyLife

Wie es damals war…

Bestimmt kennst du bereits unseren berühmten Comic über die vergessene Governance in Microsoft Teams. Bereits Mit SharePoint 2007 war das Thema Governance absolut zentral. Als ich das Potenzial von SharePoint erkannte, wie einfach es für einen Enduser ist eine neue SharePoint Seite anzulegen, wusste ich dass dies nur im Chaos enden kann.

Man stelle sich vor, von einem komplexen Prozess über das Helpdesk einen neuen Ordner mit Berechtigungen im Fileserver Anlegen zu lassen hin zu einem Super simplen Prozess, einen Zusammenarbeitsraum mit ein paar Klicks Erstellen Und verwalten zu können. Das gab der Zusammenarbeit zwar einen starken Vortrieb, jedoch hatte das auch seine Schattenseiten.

Die Benutzer werden enthusiastisch, Und erstellen für jeden erdenklichen Inhalt einfach mit diesen drei Klicks Eine neue Zusammenarbeit Seite. Schon bald dämmert die Erkenntnis, dass man wohl doch etwas voreilig gehandelt hat und man benutzt diesen Zusammenarbeitsraum nicht mehr. Gelöscht wird er natürlich nicht und so bleibt dieses Datengrab für sehr lange Zeit im System, ohne jeglichen Mehrwert.

Später müssen dann Administratoren und Endanwender viel Zeit und Aufwand investieren, um zwischen relevanten und nicht mehr relevanten Inhalten zu unterscheiden. Schon damals war die Devise: Besser die Hausaufgaben zu machen, als danach viel in das aufräumen investieren zu müssen.

Neues Tool, selbe Herausforderung

Nun, viele Jahre später, bringt Microsoft das neue Teams auf den Markt welches der Zusammenarbeit noch einmal so richtig den Nachbrenner reinhaut. Mit drei Klicks erstelle ich nun nicht nur eine SharePoint Seite, sondern noch viele weitere Ressourcen wie eine Active Directory Gruppe, eine Exchange Mailbox und weitere Assets wie zum Beispiel einen Planner Plan oder eine Stream Gruppe.

Nun stellen Sie sich vor, über die Zeit entstehen hunderte ja wenn nicht Tausende von neuen Teams. Die Grundidee von Microsoft, dass ein Teams Besitzer die Verantwortung über sein Team und deren Inhalte übernehmen soll, ist ja super. Nur wissen wir leider, dass dies im alltäglichen Stress sehr oft untergeht. Die Besitzer der Teams brauchen hier einen kleinen Helfer, der sie bei der Ausführung ihrer Verantwortung nachhaltig unterstützt.

Eine weitere ungelöste Herausforderung ist die Unterscheidung der verschiedenen Teams. Handelt es sich um ein Projekt? Oder etwa um eine Organisationseinheit, vielleicht aber auch um eine Arbeitsgruppe oder ein Komitee etc. Alle diese Unterscheidungen sind heute nicht möglich, was was eine spätere Zuordnung rein über den Namen so gut wie unmöglich macht. So kann ich weder Auswertungen fahren, noch Regeln definieren welcher Typ von Inhalt wie zu behandeln sei. So möchte ich doch unterschiedliche Regeln für unterschiedliche Inhalte etablieren. Eine Organisationseinheit darf beispielsweise keine Gäste enthalten oder ein Quickspace (Schnelles Team ohne grosse Regeln zum kurzfristigen Informationsaustasuch) den ich ohne viel nachzudenken sehr schnell erstellen kann, muss alle drei Monate bestätigt werden. Und wie sieht es mit einem Review des Zugriffs aus? Wie stelle ich sicher, dass ich nicht Gastzugriffe als Leichen in meinem Team habe? Zugriffsreviews sind zwar möglich, benötigen aber eine sehr teure Azure AD P2 Lizenz. Und dann ist nur diese eine Frage beantwortet

Genau aus diesem Grund haben wir mit dem Produkt Easy Life 365 die bestehenden Lücken geschlossen. Schon nur der ganz einfache Anwendungsfall ein Team umzubenennen resultiert in einem neuen Namen, aber immer noch mit derselben und mittlerweile falschen URL. Wir entkoppeln die URL vom Namen und stellen somit sicher, dass ein Team jederzeit umbenannt werden kann.

Auch automatisieren wir den gesamten Lebenszyklus, bezogen auf eine Vorlage kann hier Informationsmanagementbeauftragter definieren ob ein Team abläuft (X Tage nicht genutzt) oder ob es bestätigt werden muss (Bestätigung alle X Tage erforderlich). Auch ob ein Team mehrere Besitzer erfordert um Abwesenheiten auszugleichen kann definiert werden. Die Verantwortung wird an den Teambesitzer in einer einfachen Übersicht gegeben, und über eine Regel wird definiert, was passiert wenn der Besitzer seiner Verantwortung nicht nachkommt (Team archivieren, löschen, auf nicht konform setzen).

Habe ich bereits die Metadaten erwähnt? Pro Vorlage können bei der Erstellung eines Teams Metainformationen abgefragt werden. Diese können für spätere Automatisierung (zum Beispiel eine kritische Seite benötigt ein Backup) verwendet werden. Easy Life ist das einzige Tool, welches Metadaten auf die gesamten Teams /Groups bringt.

Sollten dir alle diese Funktionen nicht reichen, haben wir WebHooks eingeführt mit welchen du deine eigenen Aktionen ausführen kannst (so zum Beispiel eine eigene Azure Function). Damit ist Easy Life das mächtigste und erweiterbarste Tool für die Governance und Leif Cycle Automation auf dem Markt.



Post comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Cart
  • No products in the cart.