Für Endbenutzer entwickelt: Chaos in Microsoft 365 besiegen

Wie entsteht Chaos?

Wenn du, wie ich, mit cloudbasierten Kollaborationstools wie Microsoft 365 arbeitest, bist du ziemlich vertraut mit der Bequemlichkeit und Flexibilität, die sie bieten. Aber wir wissen beide, dass nicht alles Sonnenschein ist, also finden wir uns oft dabei, nach Informationen zu suchen, die über verlorene Dokumente oder unstrukturierte und überfüllte Kanäle mit unklaren Zugriffs regelungen verstreut sind, die in vielen Fällen keinen Zweck mehr erfüllen und somit die Produktivität behindern. Oder frustriert zu werden, weil wir hin und her gehen müssen, um Terminverfügbarkeiten abzustimmen. Und das alles, während wir uns auf IT-Teams verlassen müssen, die Schwierigkeiten haben, die ständig wachsende Anzahl von Gastkonten, Zugriffsberechtigungen und die Sicherung sensibler Daten manuell zu verwalten. Und das Ergebnis? Chaos in unserem digitalen Arbeitsbereich.

Chaos kann auf Arten entstehen, die du vielleicht gar nicht bemerkst:

• Menschen erstellen Assets zur Zusammenarbeit, vergessen aber oft, sie danach zu verwalten. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, werden diese Assets meistens zurückgelassen. Dieses Dokument, das du für eine schnelle Aufgabe geteilt hast? Es ist immer noch da, nicht archiviert, nimmt Platz ein und schafft Unordnung. Ohne ordnungsgemässe Aufsicht häufen sich die Dinge schnell.
• Die Situation verschlimmert sich, wenn externe Benutzer involviert sind. Du lädst sie zu Meetings ein oder gibst ihnen Zugriff auf gemeinsame Dateien, aber wenn die Arbeit erledigt ist, bleiben ihre Berechtigungen oft bestehen. Dies schafft ein potenzielles Sicherheitsrisiko – Personen, die keinen Zugriff mehr auf deine Daten benötigen, können immer noch darauf zugreifen.
• Und es geht nicht nur um externe Benutzer. Inhalte, die mit Kollegen geteilt werden – oder schlimmer noch, öffentlich gemacht werden – auf Plattformen wie Teams oder OneDrive können sich schnell unkontrolliert verbreiten. Sensible Informationen landen über verschiedene Orte verstreut, ausser Sicht, aber nicht ausser Reichweite.

So nimmt Chaos Gestalt an: unverwaltete Assets, verbleibende Berechtigungen und unkontrolliertes Teilen. Sei dir bewusst – das Chaos Monster lauert immer um die Ecke und wartet auf dich.

Wie kann EasyLife 365 helfen?

Glücklicherweise hat sich EasyLife 365 zur Aufgabe gemacht, Organisationen dabei zu helfen, sich einfach in Microsoft 365s digitalen Arbeitsbereichen zurechtzufinden und dieses Chaos zu vermeiden, mit Lösungen, die in verschiedene Microsoft 365-Tools wie Teams, Outlook, SharePoint, Viva Engage und OneDrive integriert werden können und Endbenutzer befähigen.

Mit EasyLife 365s Suite innovativer Apps erhalten Microsoft 365-Benutzer Flexibilität und Kontrolle über ihre Assets. Sie können neue Ressourcen innerhalb von Teams oder SharePoint-Sites einfach erstellen, ohne ein IT-Ticket einreichen zu müssen und ohne Bedenken bezüglich des Ressourcenmanagements zu erheben, da Kontroll- und Genehmigungsintegrationen implementiert werden können, um die Aufmerksamkeit der Ressourcenbesitzer während des gesamten Lebenszyklus zu lenken. Dies befähigt die Endbenutzer, entlastet die IT-Abteilung und optimiert die Gesamtzusammenarbeit. Diese Verschiebung der Verantwortung und erhöhte Flexibilität könnte Bedenken aufwerfen, mehr Chaos aufgrund fehlender Abteilungsaufsicht zu schaffen.

EasyLife 365 adressiert dies jedoch mit umfassendem Lifecycle Management und nutzt Automatisierungen, die regelmässige Zugriffsüberprüfungen, Bereinigungen und Arbeitsbereichsorganisation ermöglichen. Diese Automatisierungen verbessern auch die Prozesseffizienz und stellen die Einhaltung von Richtlinien sicher. Endbenutzer können neue Ressourcen wie Teams mit Vorlagen und erweiterten Namenskonventionen erstellen, die von Administratoren festgelegt werden, um sicherzustellen, dass alles den Anforderungen deiner Organisation in einer optimierten und flexiblen Weise entspricht. Die vordefinierten Vorlagen reduzieren die Zeit zur Asset-Erstellung erheblich und ermöglichen es Benutzern, reibungsloser zu arbeiten, ohne auf die IT angewiesen zu sein.

Dies gilt nicht nur für interne Ressourcen, sondern auch für Gastkonten. Gastkontenverwaltung ist kein Kopfschmerz mehr, selbst wenn externe Benutzer kein Microsoft-Konto haben. Onboarding-, Offboarding-, Compliance- und Berechtigungsprozesse können in Gang gesetzt werden, die externen Benutzern angemessenen Zugriff auf Informationen gewähren. Eigentümerschaft wird zu einem wichtigen Element, da Endbenutzer aufgefordert werden, Verantwortung für die Verfolgung von Berechtigungen und ihren Ressourcen zu übernehmen, wodurch die Belastung der IT-Abteilung verringert wird, während Flexibilität und folglich Produktivität verbessert werden. (Mehr erfahren)

Ähnlich wie bei der Orchestrierung von Gastkonten ist auch die Handhabung von Mail-Ressourcen wie Shared Mailboxes, Equipment Mailboxes, Room Mailboxes und Distribution Lists keine Frustration mehr. Mit EasyLife 365 Mail können Administratoren die Erstellung und Verwaltung von Mail-Ressourcen an bestimmte Teammitglieder delegieren, damit diese einfach erstellt werden können, ohne ständig auf die IT zurückgreifen zu müssen. Diese Ressourcen können auch mit Automatisierungen integriert werden, die Compliance überprüfen, Ressourcen- und Zugriffsüberprüfungen für ihre Eigentümer auslösen, wenn Probleme identifiziert werden, und Bereinigungen inaktiver Ressourcen initiieren. Somit werden während des gesamten Lebenszyklus der verschiedenen Ressourcen konsistent effiziente Prozesse etabliert, wodurch ein unordentliches Postfach vermieden wird, das nur zu Chaos für das gesamte Team führen würde, wenn es nicht verwaltet würde. (Mehr erfahren)

Darüber hinaus ist EasyLife 365 darauf ausgerichtet, die Art und Weise zu erleichtern, wie du deine Online-Meetings planst. Daher kannst du mit der EasyMeet 365-App auf Wiedersehen zu den zeitaufwendigen Ping-Pong-ähnlichen Diskussionen sagen, die oft eine Flut von E-Mails in deinem Postfach erzeugen und die Suche nach wichtigen Informationen zu einem ernsthaften Unterfangen machen oder die Zusammenarbeit zu einer schwierigen und frustrierenden Aktivität werden lassen.

EasyMeet 365 ermöglicht es dir, Umfragen für deine Meetings oder für Meetings im Namen von jemandem innerhalb deiner Organisation zu erstellen (wobei Umfragen-Ersteller daran gehindert werden, vorläufige Zeitfenster von Teammitgliedern auszuwählen), die mit deinem Team oder mit externen Mitarbeitern geteilt werden können, sodass Meeting-Teilnehmer leicht für das Zeitfenster abstimmen können, das ihnen am besten passt, und automatisch das Meeting einrichten und Teilnehmer benachrichtigen, wenn die Abstimmung geschlossen ist. All dies während einer nahtlosen Integration mit deinem Kalender. (Mehr erfahren)

In Wirklichkeit sind dies nur einige der Funktionen, von denen Microsoft 365-Benutzer profitieren können, wenn sie EasyLife 365s Apps übernehmen. Wenn du alle Möglichkeiten sehen möchtest, wie EasyLife 365 helfen kann, das Chaos aus deinem digitalen Arbeitsbereich zu eliminieren, schau sie dir hier an. Und wenn du einen tieferen Einblick in die Apps haben möchtest, sind die Einhörner immer bereit, dich durch den Regenbogen in einem kurzen Anruf zu führen.