Lasst uns das Chaos-Monster bekämpfen

Um das Chaos-Monster zu bekämpfen, müssen wir einige Herausforderungen moderner Zusammenarbeit besprechen. Was meine ich mit moderner Zusammenarbeit? Sie findet in den meisten dienstleistungsorientierten Unternehmen und in den Back-Office-Bereichen vieler produzierender Industrien statt. Sobald Menschen an Aufgaben arbeiten, die nicht in einem ERP-System abgebildet sind, sprechen wir von Zusammenarbeit. Und wenn das nicht auf dem lokalen Rechner passiert, sondern gemeinsam mit einem Team über Microsoft Teams, dann ist es modern.

Die Herausforderung

Bevor wir über die Bekämpfung des Chaos sprechen, müssen wir die Ursachen kennen. Ich möchte einige Punkte vorstellen, die wir in vielen Zusammenarbeitsprojekten gesehen haben.

Struktur: Zusammenarbeit ist selten strukturiert. Man kann sie mit Methoden wie Projektmanagement strukturieren, aber ehrlich gesagt strukturiert das nur den Prozess, nicht die eigentliche Zusammenarbeit. Ohne eine klare Struktur in der Zusammenarbeitsumgebung findet niemand schnell die richtigen Informationen. Struktur bedeutet nicht Regeln für alles, sondern eine Logik, die eine Gruppe von Menschen leben kann.

Agilität: Unstrukturiertes Arbeiten bedeutet nicht schlechtes Arbeiten. Die Kanban-Methode wirkt auch unstrukturiert, hilft aber in komplexen Umgebungen, den Fokus auf das Wesentliche zu legen.

Komplexität: Wir leben in einer komplexen Welt, in der wir verschiedenen Projekten, Aufgaben und Einheiten zugewiesen sind. Microsoft hat deshalb die Fokuszeit-Funktion in Viva Analytics eingeführt.

Individualität: Jeder hat seinen eigenen Zusammenarbeitsstil. Die Unternehmenskultur prägt die Grundhaltung, aber jeder hat seine eigene Vorgehensweise. Fragt zehn Menschen, wie sie Dateifreigabe strukturieren würden, und ihr bekommt zehn verschiedene Antworten.

Geschwindigkeit: Die Welt dreht sich schneller. Enge Zeitpläne, Abhängigkeiten und unvorhergesehene Ereignisse erfordern unsere Aufmerksamkeit. "Bis wann brauchst du es? Bis gestern!" spiegelt die nötige Geschwindigkeit in der Zusammenarbeit.

Sammler: Wir sind Sammler. Wir löschen Daten nicht gerne, da sie keinen Keller füllen und man sie irgendwann noch brauchen könnte.

Vergesslichkeit: Wir vergessen. Nicht weil wir schlechte Menschen sind, sondern weil wir alle viel zu tun haben. "Ich brauche dieses Team nicht mehr, aber ich deaktiviere es kurz in meiner Ansicht und komme später zurück." Komme ich wirklich zurück? Vielleicht. Ich nicht.

Die Regeln

Governance ist ein Wort, das man für alles und nichts verwenden kann. Bevor wir zur Lösung kommen, möchte ich einige Regeln definieren. Natürlich könnte man alles sperren, damit niemand neue Assets wie Microsoft Teams, Yammer-Gruppen oder SharePoint-Sites erstellen kann. Das ist keine Governance, das ist Jurassic Park.

Gute Governance ist wie Balancieren auf einem Zaun. Man kann auf beiden Seiten fallen:

Die linke Seite führt zu Chaos

• Alles ist offen und unkontrolliert.
• Jeder kann erstellen, was er will.
• Keine Kontrollmechanismen vorhanden.
• Keine Rollen und Verantwortlichkeiten.
• Kein Lifecycle definiert.

Die rechte Seite führt zu Schatten-IT und dann zu Chaos

• Alles ist gesperrt.
• Kein Self-Service möglich.
• Um ein neues Asset wie ein Microsoft Team zu bekommen, müssen Benutzer eine E-Mail an die IT schreiben.
• Kein Zugang zu modernen Apps oder Drittanbieter-Tools.
• Alle Funktionen auf das Minimum reduziert.

Die Lösung

Die Lösung zur Vermeidung von Chaos liegt in einfachen Regeln, die IT oder Management bei der Definition von Basislinien und Endbenutzern bei der Teamerstellung beachten sollten. Wer die Macht hat, Teams zu erstellen, muss auch die Verantwortung übernehmen.

Aus Sicht der IT oder des Managements

• Klare Struktur: was wird verwendet: Teams, SharePoint, Planner usw.
• Templates für verschiedene Bedürfnisse: Projekt, Organisationseinheiten usw.
• Verantwortlichkeiten für Ressourceneigentümer definieren.
• Lifecycles und Szenarien für das Ende der Nutzung definieren: Löschen, Archivieren usw.
• Überprüfungszyklen definieren.
• Weitere Massnahmen festlegen: Verschlüsselung, Branding usw.
• Benutzerakzeptanz sicherstellen: User Adoption ist entscheidend.

Aus Sicht der Endbenutzer

• Mit der Erstellung einer Ressource übernehmen Endbenutzer die Verantwortung dafür.
• Regelmässig prüfen, ob eine Ressource noch benötigt wird.
• Prüfen, ob eine Ressource gelöscht oder archiviert werden kann.
• Regelmässig den Zugriff auf eine Ressource überprüfen und bereinigen.
• Eigentümerschaften regelmässig überprüfen und bei Bedarf übertragen.

All diese Regeln und Tipps bewahren dich vor dem Chaos. Das wäre die ideale Welt, aber wir sind Menschen und machen Fehler.

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