Gastkonto-Berechtigungen in Microsoft Teams verwalten

In Microsoft Teams hast du über Teams, Kanäle und Chats Zugang zu vielen organisationsrelevanten Informationen.

Das können Produktentwicklungen, Finanzdaten, Mitarbeiterdaten, rechtliche Dokumente oder private Gespräche sein.

Information ist Macht

Nicht jeder hat Zugang zu allem, denn Teams haben Vertraulichkeits- und Datenschutzeinstellungen, die bestimmen, wer worauf Zugriff hat.

Diese Einstellungen müssen korrekt eingerichtet und manuell aktuell gehalten werden, was viel Aufwand bedeutet und zu menschlichen Fehlern führt. In grossen Umgebungen geraten sie schnell ausser Kontrolle, und Personen erhalten Zugang zu Informationen, die nicht für sie bestimmt sind.

Du musst verstehen, was auf dem Spiel steht, um deine Umgebung sicher zu halten.

Es ist schon riskant, wenn jemand innerhalb der Organisation auf vertrauliche Informationen zugreift, auf die er keinen Zugriff haben sollte. Bei externen Personen sind die Konsequenzen noch gravierender.

Ein grosses Durcheinander

Die Risiken von Gastkonten

Gastkonten bleiben oft bestehen, weil die Zusammenarbeit nicht klar beendet wurde, der Kontoinhaber das Unternehmen verlassen hat oder jemand das Konto einfach vergessen hat.

In jedem Fall gibt es jemanden da draussen, der deine Unternehmensdaten ansehen, bearbeiten und herunterladen kann, ohne dass du es weisst.

Vergessene Nutzer schleichen sich in deine Microsoft 365-Umgebung.

Unangenehmes Gefühl? Es wird noch schlimmer:

Der Gast könnte die Informationen für böswillige Zwecke nutzen, einschliesslich der Veröffentlichung, besonders wenn Gäste Berechtigungen über ihren Geltungsbereich hinaus haben.

Gastkonten machen dein Unternehmen zu einem leichteren Ziel für Cyberkriminelle. Wiederverwendete Passwörter, Datenlecks und Sicherheitslücken laden Angreifer ein, und niemand prüft, wer sich anmeldet.

Schlecht verwaltete Gastkonten können dich in Konflikt mit der DSGVO und anderen Vorschriften bringen, die die Informationen schützen sollen, die du über andere speicherst.

Mehr über Sicherheitsrisiken bei Gastkonten in Microsoft 365 erfährst du in diesem Artikel.

So schützt du Gastkonten mit Microsofts integrierten Tools

In diesem Abschnitt lernst du, wie du die Risiken schlecht verwalteter Gastkonten vermeidest.

Mit Microsoft Entra B2B Guest Access Controls (früher Azure AD B2B) gibst du externen Benutzern sicheren Zugriff auf die Microsoft 365-Ressourcen deiner Organisation mit ihren eigenen Anmeldedaten.

Diese Einstellungen helfen dir, deine Umgebung sicher zu halten:

• Verlange Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Gastbenutzer.
• Beschränke den Gastzugriff auf bestimmte Gruppen, Apps oder Ressourcen.
• Verhindere, dass Gäste Verzeichnisdaten einsehen oder auf bestimmte Benutzerprofile zugreifen.
• Lege Nutzungsbedingungen fest, die Gäste vor dem Zugriff auf Ressourcen akzeptieren müssen.

VORTEIL: Microsoft Entra B2B Guest Access Controls schaffen eine sichere Grundlage für die Zusammenarbeit mit externen Nutzern.

NACHTEIL: Ohne Prozessautomatisierung und zentrale Kontrolle steigt das Risiko menschlicher Fehler und inkonsistenter Durchsetzung.

Nutze die Gastbenutzereinstellungen von Teams, um festzulegen, was Gästen innerhalb eines Teams erlaubt ist.

Anpassbare Berechtigungen erlauben Gästen:

• Kanäle zu erstellen, zu aktualisieren oder zu löschen
• Nachrichten zu bearbeiten oder eigene Nachrichten zu löschen
• Dateien zu teilen und @Erwähnungen zu verwenden

VORTEIL: Diese Einstellungen schränken Gastfähigkeiten ein und reduzieren versehentliche Datenweitergabe und störende Änderungen.

NACHTEIL: Sie brauchen Team-für-Team-Verwaltung und haben ohne Drittanbieter-Tools keine globale Übersicht.

Zugriffsüberprüfungen in Microsoft Entra (Azure AD) erlauben Admins und Gruppeninhabern, regelmässig zu prüfen, ob Benutzer, besonders Gäste, noch Zugriff brauchen.

So funktionieren sie:

• Automatische Überprüfungen einrichten (z. B. alle 30 oder 90 Tage).
• Prüfer bestätigen oder widerrufen den Zugriff mit einem Klick.
• Bei fehlender Reaktion kann der Zugriff automatisch entzogen werden.

VORTEIL: Zugriffsüberprüfungen setzen minimale Rechtevergabe durch und helfen dir, Vorschriften zu erfüllen.

NACHTEIL: Überprüfungen müssen konfiguriert, überwacht und durchgeführt werden, was in grossen Organisationen zeitaufwändig ist.

Mit Ablaufrichtlinien für Gastkonten legst du eine Lebensdauer fest, nach der der Zugriff entzogen wird, wenn er nicht manuell verlängert wird.

Beispiel:

Entferne automatisch jedes Gastkonto, das seit 60 Tagen inaktiv war.

VORTEIL: Verhindert veraltete und vergessene Gastkonten, die zu Sicherheitsrisiken werden.

NACHTEIL: Die Richtlinie gilt mandantenweit und ermöglicht keine detaillierten individuellen Einstellungen.

Trotz ihrer Stärken sind diese Funktionen der integrierten Microsoft-Tools oft:

• Über verschiedene Administrationsportale verteilt (Teams Admin Center, Entra ID, SharePoint usw.).
• Erfordern manuelle Aufsicht und Eingriffe, um aktuell zu bleiben.
• Nicht einfach über mehrere Mandanten oder komplexe Organisationen hinweg auditierbar.

So schützt und organisiert EasyLife 365 Collaboration Gastkonten

Microsofts integrierte Tools helfen, Gastkonten unter Kontrolle zu halten, lassen aber oft Lücken durch manuellen Aufwand, verstreute Einstellungen und fehlende zentrale Übersicht. EasyLife 365 Collaboration schliesst diese Lücken mit Automatisierung und vollständiger Transparenz.

EasyLife 365 Collaboration automatisiert das Lifecycle-Management von Gastkonten und ersetzt so die manuelle Verwaltung über verschiedene Portale hinweg. Die wichtigsten Stärken sind:

Stärkere Sicherheit & Compliance. Konsistente Gastzugriffsrichtlinien werden automatisch durchgesetzt, Ablauf wird verwaltet und Protokolle sind auditbereit, unverzichtbar für DSGVO und andere Vorschriften.

Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Bereitstellung, Deprovisionierung und Zugriffsüberprüfungen laufen automatisch und reduzieren manuelle Arbeit und menschliche Fehler.

Vereinfachtes Self-Service-Onboarding. Benutzer laden Gäste über sichere, richtlinienkonforme Workflows ein, ohne die IT zu belasten.

Vollständige Transparenz des Gastzugriffs. Klare Berichte darüber, wer worauf Zugriff hat, wo Gäste aktiv sind und welche Konten veraltet sind.

Einheitliches Management über Mandanten hinweg. Gastkonten und Richtlinien über mehrere Microsoft 365-Mandanten von einem einzigen Ort aus verwalten.

Spart Zeit und Ressourcen. Reduziert den Verwaltungsaufwand und erhöht gleichzeitig Sicherheit und Governance.

Mit wachsender Gästezahl reichen Microsofts integrierte Tools allein nicht aus. EasyLife 365 Collaboration bringt die Automatisierung und Transparenz, die du für sicheres Zugriffsmanagement brauchst. Lade unser Produktdatenblatt herunter oder buche eine Demo.