Organisationsprinzip: Kein Asset ohne Eigentümer

Kommt dir das bekannt vor? Du hast eine neue Stelle angetreten, nach einer kurzen (wenn überhaupt vorhandenen) Übergabe übernimmst du die Aufgaben – doch du stösst immer wieder auf Hindernisse, da deine verschiedenen Berechtigungen noch nicht zugewiesen wurden, und so wartest du, wartest weiter, und – oh, hatte ich schon erwähnt, dass das eine Weile dauert?

Ja, vertraute Alltagssituationen beim Jobwechsel: Anstatt die Arbeit zu erledigen, bist du damit beschäftigt, dich auf die Arbeit vorzubereiten. Hoffentlich wurdest du zumindest über die wichtigsten Aufgaben, Projekte und Systeme informiert... Wenn du schliesslich mit deiner neuen Stelle beginnen kannst, stösst du immer wieder auf eine weitere Hürde: Einmal hast du keinen Zugang zu einem System, dann kannst du die relevanten Dokumente nicht finden (oder die Links führen zu veralteten Versionen), du hast keinen Zugang zur E-Mail-Historie, und plötzlich meldet sich jemand bei dir, und du weisst nicht einmal, wo diese Person in der Hierarchie steht und ob sie überhaupt eine Genehmigung für die Informationen hat, nach denen sie fragt.

Nach 6 Monaten wirst du dich daran gewöhnt haben und nicht mehr bei jeder Kleinigkeit ins Straucheln geraten. Es ist in Ordnung. Business as usual. Überall dasselbe. Es kostet Zeit und Energie, aber das gehört eben dazu. Du bist es gewohnt, die IT-Abteilung anzurufen, um einen Benutzer zu einem freigegebenen Postfach oder Team hinzuzufügen.

Nach 2 Jahren im Job meldet sich deine IT-Abteilung bei dir und fragt, welche Dokumente du noch benötigst. Wer für diese Ablage verantwortlich ist und ob jemand diese Dokumente noch verwendet. Tatsächlich hast du diese Dokumente noch nie gesehen (zumindest soweit du dich erinnerst). Die IT teilt dir mit, dass dein Vorgänger diese Dokumente erstellt hat und es nun deine Aufgabe ist zu entscheiden, was damit geschehen soll. Viel Vergnügen! Anstatt dich auf die wichtigen Teile deiner Arbeit zu konzentrieren, die tatsächlich dringend benötigte Ergebnisse liefern, investierst du jetzt deine Zeit in das Aufräumen (wenn du ein Hobbyarchäologe bist, könnte dir das sogar Spass machen 😉).

Und inzwischen wirst du befördert oder wechselst den Job ganz. Hast du dich schon an das Chaos gewöhnt? … Du solltest es besser tun, denn es bleibt höchstwahrscheinlich – oder wird sogar noch grösser.

Governance- und Lifecycle-Lösungen können das Chaos nicht vollständig verhindern, und wir überlassen Zugriffsberechtigungen Entra ID. Das Problem kann jedoch verhindert werden, indem jedem Asset (Team, SharePoint-Site, Gastkonto usw.) ein oder mehrere Eigentümer zugewiesen werden. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder die Berechtigung verliert, meldet das System diese Assets ohne Eigentümer als nicht konform und besteht darauf, dass jemand Neues die Verantwortung bzw. Eigentümerschaft für diese Assets übernimmt.

Keine Automatisierung der Welt kann Chaos verhindern, aber sie kann Struktur in dein Chaos bringen. Inhaltlich können Maschinen (noch) nicht wissen, ob die Informationen in den Assets relevant sind. Sie können jedoch sicherstellen, dass du in deiner Organisation weisst, wer für den Inhalt verantwortlich ist.

Automatisierung nimmt deiner IT-Abteilung einen grossen Teil der Last ab. Du kannst Berechtigungen selbst vergeben, konform mit dem Vier-Augen-Prinzip und Genehmigungsprozessen.

Das Prinzip „Kein Asset ohne Eigentümer" hilft dir dabei, die Verantwortlichkeiten zu pflegen. Die Verantwortung selbst liegt weiterhin bei dir!

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