Zeitspar-Geheimnisse: Diese Copilot-Features in Microsoft Teams musst du kennen

„Hallo, ich bin Copilot. Wie kann ich dir helfen?"

Microsoft Copilot ist ein KI-gestütztes Produktivitätstool, das in Microsoft-365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert ist. In diesem Artikel zeige ich dir meine besten Tipps, wie du Copilot in Microsoft Teams optimal nutzt. Doch zuerst klären wir die Grundlagen:

• Copilot ist ein Produktivitätstool, das speziell dafür entwickelt wurde, dich bei Aufgaben innerhalb der Microsoft-365-Anwendungen zu unterstützen – ausschließlich dort, nicht in Drittanbieter-Apps.
• Copilot arbeitet mit integrierter KI-Unterstützung. Das bedeutet: Es greift auf die Daten zu, für die du innerhalb deiner Unternehmensumgebung berechtigt bist, und verbessert so deine Arbeitsweise innerhalb des Microsoft-Ökosystem.
• Copilot ist kontextbezogen.
  • In Word hilft es dir beim Schreiben, Zusammenfassen und Überarbeiten von Dokumenten.
  • In Excel unterstützt es dich bei Datenanalysen, der Erstellung von Formeln und Diagrammen.
  • In PowerPoint hilft es dir beim Erstellen von Präsentationen – mit Layout-Vorschlägen und automatisch generierten Inhalten.
  • In Outlook fasst es E-Mail-Verläufe zusammen und schlägt Antworten vor.
  • In Microsoft Teams fasst Copilot Chat-Unterhaltungen zusammen, erstellt Meeting-Zusammenfassungen und unterstützt dich bei der Verwaltung von Kalender und Aufgaben.

Copilot funktioniert wie ein persönlicher Assistent: Es kennt dich und dein Unternehmen sehr gut und hat ein klares Ziel – deinen Arbeitsalltag einfacher und produktiver zu machen. Und genau das können wir alle gut gebrauchen. Schauen wir uns Copilot in Microsoft Teams genauer an.

Copilot im Microsoft Teams Chat

Vorausgesetzt, Copilot ist in deiner Umgebung aktiviert und du verfügst über die entsprechenden Berechtigungen, gibt es zwei zentrale Möglichkeiten, Copilot in Microsoft Teams Chats zu nutzen:

1. Copilot Chat: Die erste Möglichkeit ist der Copilot Chat, den du oben in der linken Chat-Liste findest. Wenn du ihn öffnest, kannst du mit Copilot genauso chatten wie mit einem Kollegen oder einer Kollegin.
2. Copilot in Einzel- oder Gruppenchats: Die zweite, weniger auffällige, aber genauso hilfreiche Variante findest du direkt in Einzel- oder Gruppenchats. Oben rechts in der jeweiligen Chat-Symbolleiste befindet sich der Copilot-Button. Wenn du darauf klickst, öffnet sich rechts ein kleines Chatfenster, in dem du gezielte Fragen zur aktuellen Unterhaltung stellen kannst.

Auch wenn beide Varianten ähnlich wirken, erfüllen sie unterschiedliche Zwecke.

Copilot Chat für allgemeine Unterstützung

Im Copilot Chat kannst du dir allgemeine Unterstützung holen – zum Beispiel bei deiner Terminplanung, beim Nachverfolgen von Aufgaben, beim Erstellen von Entwürfen und vielem mehr.

Diese Funktion spart dir besonders viel Zeit, da du bestehende Prompts nutzen und relevante Informationsquellen oder Personen aus deiner Organisation direkt einbinden kannst. Dafür gibst du einfach „/" ein, gefolgt vom Namen der Datei oder der Person.

Möchtest du beispielsweise eine schnelle Zusammenfassung einer PowerPoint-Datei aus deinem Tenant erstellen, könntest du fragen:

„Erstelle bitte eine Zusammenfassung mit 5 Kernaussagen zu /BigPresentation.pptx."

Oder wenn du wissen möchtest, wann deine nächsten Meetings mit einer bestimmten Person stattfinden, kannst du zum Beispiel fragen:

„Wann sind meine nächsten Meetings mit /Elisa Cressati?"

Copilot greift dabei auf deine tatsächlichen Daten in Microsoft 365 zu und liefert dir konkrete, kontextbasierte Antworten. Du kannst auch komplexere Anfragen stellen. Ich bitte Copilot zum Beispiel gerne darum, mir bei der Priorisierung meiner Aufgaben für die kommende Woche zu helfen – basierend auf Meetings, Deadlines sowie Anfragen aus Microsoft Teams oder Outlook:

„Ich möchte meine Arbeit für nächste Woche planen. Bitte prüfe meinen Aufgabenplaner, mein Postfach, meine Kanäle und Chats und erstelle mir eine Tabelle mit allen Aufgaben, sortiert nach Priorität, inklusive Deadlines und beteiligten Personen."

Kopiere diesen Prompt gern und probiere aus, wie deine nächste Woche aussieht – du wirst überrascht sein, wie strukturiert deine Planung plötzlich wird.

Copilot in Einzel- oder Gruppenchats

In Einzel- oder Gruppenchats konzentriert sich Copilot ausschließlich auf die Inhalte dieser spezifischen Unterhaltung. Besonders praktisch: Die beliebtesten Prompts stehen dir direkt zur Verfügung – einfach anklicken und sofort die gewünschten Informationen erhalten.

Ein Beispiel ist „Highlights der letzten 7 Tage". Mit nur einem Klick bekommst du eine kompakte Übersicht der wichtigsten Punkte aus der Unterhaltung.

Natürlich kannst du auch gezieltere Fragen stellen, zum Beispiel: „Was sind meine nächsten To-dos basierend auf dieser Unterhaltung?", oder in einem Gruppenchat: „Welche Aufgaben ergeben sich für die einzelnen Teilnehmenden?".

Mein Tipp hier ist: Sei kreativ und stell Copilot alle Fragen, die dir helfen, schneller Klarheit zu bekommen!

Copilot in Microsoft Teams Meetings

Eine meiner liebsten Copilot-Superkräfte ist die Möglichkeit, Meetings automatisch zusammenzufassen – entweder live während des Meetings oder im Nachhinein.

Während eines Meetings kannst du Copilot über das entsprechende Symbol in der Meeting-Symbolleiste öffnen. Wie im Chat erscheint rechts ein Seitenpanel, in dem du Fragen stellen oder dir eine Zusammenfassung anzeigen lassen kannst. Nach dem Meeting kannst du Copilot genauso über den Meeting-Chat oder über den zentralen Copilot-Chat nutzen – indem du einfach den Namen des Meetings referenzierst.

Wichtig: Um diese Funktion nutzen zu können, muss das Meeting transkribiert werden. Alternativ kann dein Administrator Copilot auch ohne Transkription aktivieren – abhängig von den Einstellungen in eurer Microsoft-365-Umgebung.

Copilot während Microsoft Teams Meetings nutzen

Es gibt unzählige Gründe, warum Copilot in Microsoft Teams Meetings ein echter Gamechanger sein kann. Hier ein paar typische Szenarien aus dem Arbeitsalltag:

Szenario #1

Du betrittst das Meeting fünf Minuten zu spät und möchtest wissen, was bisher besprochen wurde. Kein Problem: Copilot bietet dir automatisch die Option „See Summary" an und liefert dir eine strukturierte Übersicht inklusive der wichtigsten Aussagen und wer was gesagt hat.

So musst du nicht in die Runde fragen „Was habe ich verpasst?" – du unterbrichst den Gesprächsfluss nicht und vermeidest gleichzeitig, dass dein Zuspätkommen groß auffällt.

Szenario #2

Freitag, später Nachmittag. Du träumst innerlich schon vom Wochenende. Plötzlich hörst du: „Ich würde gern eure Meinung dazu hören. Lasst uns eine Feedbackrunde alphabetisch machen."

Wenn dein Name mit „A" beginnt, wird es sportlich. Wenn du aber ein paar Sekunden Zeit hast, kannst du Copilot schnell fragen, worum genau es bei der Meinungsrunde geht. Und zack – du bekommst eine präzise Zusammenfassung des relevanten Diskussionspunkts und kannst sogar mit einer fundierten Antwort glänzen.

Szenario #3

Du arbeitest im Homeoffice und bist in einem wichtigen Microsoft Teams Meeting. Plötzlich klingelt es an der Tür, dein Hund bellt, dein Partner ruft aus der Dusche „Kannst du bitte aufmachen?", und für zwei Minuten bricht komplettes Chaos aus. Du entschuldigst dich, schaltest Kamera und Mikrofon aus – und kümmerst dich um die Situation.

Als du zurückkommst, diskutieren zwei deiner Kolleg:innen hitzig miteinander, während der Rest des Teams sichtlich angespannt wirkt. Du willst weder uninformiert wirken noch dich unüberlegt einmischen – aber natürlich möchtest du wissen, was passiert ist. Anstatt eine vage Zusammenfassung von jemandem zu bekommen, fragst du Copilot direkt: „Warum diskutieren Amy und Boyle gerade so heftig? Was ist in den letzten zwei Minuten genau passiert?" So bleibst du informiert, ohne unangenehme Rückfragen stellen zu müssen.

Meetings mit Copilot zusammenfassen

Falls du an einem Meeting gar nicht teilnehmen konntest – kein Problem. Copilot nimmt es dir nicht übel. Öffne einfach den entsprechenden Meeting-Chat in Microsoft Teams und bitte Copilot um eine Zusammenfassung. Copilot greift auf das Transkript zu, hebt die wichtigsten Punkte hervor, listet Action Items auf und zeigt dir sogar, wer welche Aufgaben übernommen hat.

Stell es dir vor, wie die eine superorganisierte Kollegin die immer perfekte Notizen macht – nur dass Copilot:

• keine Details vergisst
• nicht genervt auf „nur eine kurze Frage" reagiert
• und dir garantiert kein schlechtes Gewissen macht, weil du nicht dabei warst

Du kannst deine Anfrage so konkret formulieren, wie du möchtest, zum Beispiel:

• „Fasse das Budget-Review-Meeting zusammen und liste alle Deadlines auf."
• „Welche Entscheidungen wurden im Projekt-Update getroffen?"
• „Wer hat welche Action Items übernommen?"

Das Beste daran: Copilot liefert dir keine unübersichtliche Textwand, sondern eine strukturierte, klar gegliederte Zusammenfassung, mit der du direkt weiterarbeiten kannst.

Wenn du tiefer einsteigen möchtest, schau dir auch Microsofts Copilot 101 an.

Fazit: Copilot in Microsoft Teams ist ein echter Produktivitäts-Booster

Wie du siehst, bietet Copilot in Microsoft Teams zahlreiche Möglichkeiten, deine Zusammenarbeit effizienter zu gestalten, Meetings besser zu strukturieren und Aufgaben klar zu priorisieren. Die hier gezeigten Beispiele sind nur einige meiner persönlichen Favoriten. Der eigentliche Mehrwert liegt darin, dass du kreativ wirst und Copilot genau so nutzt, wie es zu deinem Arbeitsstil passt.

Also – worauf wartest du noch? Probier es aus und entdecke, wie viel Zeit du sparen kannst.

Was Copilot allerdings (noch) nicht kann: deine Microsoft-Teams-Umgebung strukturieren, Ressourcen sauber verwalten oder deinen Tenant langfristig absichern. Und genau hier kommen wir ins Spiel. Mit EasyLife 365 unterstützt du eine sichere, strukturierte und governance-konforme Nutzung von Microsoft Teams und Microsoft 365. Neugierig geworden? Dann sichere dir eine Demo mit einem unserer Demo-Experten und erfahre, wie du das Beste aus deiner Microsoft-365-Umgebung herausholst.