Strategien zur Verwaltung verwaister Teams

In der ersten Hälfte dieser zweiteiligen Serie (Einführung in verwaiste Teams) haben wir betrachtet, wie Teams verwaisen und welche Informationssicherheits- und Compliance-Risiken sie darstellen. Jetzt müssen wir die Optionen für den Umgang mit verwaisten Teams verstehen.

Um die Entstehung verwaister Teams und andere Sicherheitsrisiken wirksam zu vermeiden, müssen Organisationen eine umfassende Informationssicherheitsmanagementstrategie einführen. Stakeholder müssen eine Kultur der Verantwortlichkeit und Governance auf allen Ebenen der Organisation fördern.

Das Risiko der Entstehung verwaister Teams reduzieren

Für Teams mit nur einem Eigentümer schützt Microsoft aktiv vor verwaisten Teams, indem es verhindert, dass der einzige Eigentümer auf den Mitgliederstatus herabgestuft wird. Im grösseren Sinne sollte deine Organisation umfassende Richtlinien und Verfahren einführen, die präventive Strategien umfassen, um die Wahrscheinlichkeit der Entstehung verwaister Teams deutlich zu reduzieren. Dazu gehört die Implementierung von Verfahren zur Überwachung der Teammitgliedschaft und die Nutzung von Automatisierung für die kontinuierliche Überwachung der Microsoft Teams-Umgebung.

Hier sind Richtlinien, die das Risiko verwaister Teams reduzieren:

1. Mehrfache Eigentümerschaftsrichtlinie: Jedes Team sollte mindestens zwei Eigentümer haben. Wenn einer die Organisation verlässt oder die Rolle wechselt, gibt es noch einen Verantwortlichen.
2. Regelmässige Zugriffsüberprüfungen: Eigentümer sollten regelmässig die Eigentümerschaft und Mitgliedschaft von Teams überprüfen.
3. Regelmässige Aktivitätsprüfungen: Routinemässige Scans zur Überwachung von Eigentümerschaft und Aktivitätsniveaus durchführen. Aktivitätsindikatoren können auf ein gefährdetes Team hinweisen.
4. Automatisierte Warnungen und Workflows: Automatisierte Überwachungstools nutzen, um Warnungen zu generieren, wenn ein Team unter Mindest-Eigentümerschafts- oder Aktivitätsschwellen fällt.
5. Nachfolgeplanung für Eigentümerschaft: Teams dazu ermutigen, Nachfolgepläne für Eigentümer zu haben, mit klaren Prozessen für die Übergabe der Eigentümerschaft.

Bereinigungsstrategien für verwaiste Teams

Bei der Bereinigung verwaister Teams ist ein klarer und systematischer Ansatz wichtig. Der Prozess muss wichtige Daten und Kenntnisse bewahren, während er Unordnung und potenzielle Sicherheitsrisiken beseitigt.

Teams überwachen und verwaiste verhindern

Regelmässige Aktivitätsprüfungen und Bereinigungszyklen

Eine Organisation kann einen routinemässigen Bereinigungszyklus einrichten, etwa monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich. Der Bereinigungsprozess umfasst geplante Meetings zwischen IT und Compliance-Teams, um den Status von Teams zu bewerten, inaktive oder verwaiste Teams zu identifizieren und zu archivieren, zu löschen, einem neuen Eigentümer zuzuweisen oder ein aktives Mitglied zu befördern.

Teams, die drohen, ohne Eigentümer zu werden

Teammitglieder zu Eigentümern befördern:

Team-Eigentümer können zusätzliche Eigentümer zuweisen. Folge diesen Schritten, um einen neuen Eigentümer aus bestehenden Teammitgliedern zu bestimmen:

1. Team öffnen: Starte die Teams-App und navigiere zum Team, das einen neuen Eigentümer braucht.
2. Teamoptionen aufrufen: Klicke auf die Auslassungspunkte (...) neben dem Teamnamen.
3. Teameinstellungen öffnen: Gehe zu "Team verwalten".
4. Mitgliederrollen ändern: Gehe zur Registerkarte "Mitglieder" und finde das Mitglied, das du befördern möchtest.
5. Mitgliederrolle ändern: Klicke auf die aktuelle Rolle des Mitglieds und ändere sie von "Mitglied" zu "Eigentümer".

Neue Team-Eigentümer hinzufügen:

1. Team öffnen: Starte die Teams-App und navigiere zum Team.
2. Teamoptionen aufrufen: Klicke auf die Auslassungspunkte (...) neben dem Teamnamen.
3. Teameinstellungen öffnen: Gehe zu "Team verwalten".
4. Mitglieder hinzufügen: Gehe zur Registerkarte "Mitglieder" und wähle "Mitglieder hinzufügen".
5. Mitglieder auswählen: Verwende den Filter, um das gewünschte Mitglied zu finden, und setze seine Rolle auf "Eigentümer".

Teams, die nicht mehr benötigt werden

Ein Team löschen

Wenn ein Team nicht mehr genutzt wird und der Inhalt nicht für zukünftige Referenz benötigt wird, kann es gelöscht werden. Beim Löschen eines Teams werden auch Teamaktivitäten in Standard- und privaten Kanälen, Dateien und Chats gelöscht.

Folge diesen Schritten, um ein Team zu löschen:

1. Zum Team navigieren: Öffne die Teams-App und gehe zum Team, das gelöscht werden soll.
2. Teamoptionen aufrufen: Klicke auf die Auslassungspunkte (...) neben dem Teamnamen.
3. Team löschen: Wähle "Team löschen", um es dauerhaft zu entfernen.
4. Löschen bestätigen: Bestätige, dass du das Team dauerhaft löschen möchtest.

Ein Team archivieren (Admins müssen das tun)

Wenn ein Team nicht mehr aktiv genutzt wird, der Inhalt aber für zukünftige Referenz benötigt wird, kann es archiviert werden. Beim Archivieren enden alle Teamaktivitäten. Archivierte Teams können aber noch durchsucht werden, und Mitglieder können bei Bedarf hinzugefügt oder entfernt werden.

Folge diesen Schritten im Teams Admin Center:

1. Admin Center aufrufen: Gehe zum Microsoft Teams Admin Center unter https://admin.teams.microsoft.com/teams/manage.
2. Team auswählen: Klicke auf den Namen des Teams, das archiviert werden soll.
3. Archivierung starten: Wähle "Archivieren". Eine Bestätigungsmeldung erscheint.
4. SharePoint als schreibgeschützt setzen: Um zu verhindern, dass Teammitglieder Inhalte in der SharePoint-Site bearbeiten, aktiviere die Option "SharePoint-Site für Teammitglieder schreibgeschützt machen".

Ablauf und Erneuerung von Teams

Microsoft Teams ermöglicht es, Teams ein Ablaufdatum zu geben. Das ist für kurzfristige Zusammenarbeitsprojekte nützlich. Die Microsoft 365-Gruppen-Ablaufrichtlinie kann genutzt werden, um ungenutzte Teams automatisch zu bereinigen. Team-Eigentümer erhalten 30 Tage, 15 Tage und 1 Tag vor dem Ablaufdatum eine Erneuerungsbenachrichtigung. Bei Ablauf wird die Gruppe "soft-gelöscht" und kann bis zu 30 Tage wiederhergestellt werden.

Teams ohne Eigentümer (Admins müssen das tun)

Team-Eigentümer zuweisen

Teams ohne aktive Eigentümer sollten neue Eigentümer zugewiesen bekommen. In Microsoft Teams kann typischerweise nur ein Globaler Administrator oder Teams-Administrator die Team-Eigentümerschaft verwalten.

1. Admin Center aufrufen: Gehe zum Microsoft Teams Admin Center unter https://admin.teams.microsoft.com/teams/manage.
2. Team auswählen: Klicke auf den Namen des Teams.
3. Eigentümer hinzufügen: Wähle "Eigentümer hinzufügen".
4. Weitere Aktionen: Von dieser Detailseite aus kann das Team auch gelöscht, archiviert und Mitglieder hinzugefügt werden.

Fazit

Diese Strategien sollten Teil eines umfassenderen Microsoft Teams Governance-Plans sein. Während Microsoft Teams nützliche Funktionen und Tools bietet, ist der Zugriff auf Microsoft 365-Verwaltungsportale oft eingeschränkt, und viele Benutzer könnten nicht durch alle Optionen navigieren. Durch die Einführung von Self-Service-Governance- und Compliance-Tools wie EasyLife 365 Collaboration können Organisationen Endbenutzern einfache, zweckorientierte Tools zur Verwaltung der Lifecycles ihrer Ressourcen bereitstellen.

Die Integration automatisierter Governance- und Compliance-Tools wie EasyLife 365 Collaboration kann die Umsetzung präventiver und korrektiver Strategien erheblich vereinfachen. EasyLife 365 Collaboration automatisiert den Überwachungsprozess und stellt sicher, dass Teams konsistent nach Best Practices verwaltet werden.