Einführung in verwaiste Teams

Microsoft Teams ist ein Hub für Teamarbeit in Microsoft 365, der Menschen, Inhalte und Tools für bessere Zusammenarbeit und Produktivität zusammenführt. Verwaiste Teams sind Teams, bei denen die ursprünglichen Eigentümer die Organisation verlassen haben oder ihre Rollen gewechselt haben und das Team nicht mehr verwalten. Das führt zu Sicherheitsrisiken, Datengouvernanzproblemen und operativer Ineffizienz.

Die Zunahme verwaister Teams

Die schnelle digitale Transformation und der Wechsel zu Remote-Arbeit haben zu einem starken Anstieg der Nutzung von Collaboration-Tools geführt. Teams werden ohne klare Governance-Prozesse oft zu verwaisten Teams, wenn ihre Ersteller oder Eigentümer die Organisation verlassen, durch Lizenzwiderruf oder Kontodeaktivierung in Microsoft Entra ID inaktiv werden oder aus anderen Gründen das Team nicht mehr verwalten können.

Die Rolle von Team-Eigentümern

In Microsoft Teams spielen Team-Eigentümer eine wichtige Rolle bei der Verwaltung und Pflege der Team-Umgebung. Ihre Aufgaben umfassen:

• Kanäle erstellen: Team-Eigentümer können neue Kanäle für Gespräche, Meetings und Dateifreigabe erstellen.
• Teammitglieder und Berechtigungen verwalten: Eigentümer sind verantwortlich für das Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern, die Verwaltung des Gastzugriffs und die Vergabe von Rollen.
• Team-Einstellungen konfigurieren: Eigentümer können den Teamnamen, die Datenschutzeinstellungen und Mitgliederberechtigungen ändern.
• Inhalte und Kommunikation moderieren: Eigentümer können Gespräche überwachen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherstellen.
• Dateien und Ressourcen verwalten: Eigentümer überwachen die im Team geteilten Dateien und Ressourcen.

Wenn ein Benutzer ein Team erstellt, wird er automatisch als Eigentümer hinzugefügt. Wenn dieser einzige Eigentümer das Team verlassen möchte, wird er aufgefordert, zunächst einen neuen Eigentümer zu bestimmen. Dieses Sicherheitsmechanismus ist jedoch nicht immer wirksam.

Herausforderungen durch verwaiste Teams

Teammitglieder können weiterhin chatten, Meetings abhalten und Dokumente teilen, auch wenn ein Team verwaist ist. Verwaiste Teams stellen jedoch mehrere Herausforderungen dar:

• Eigentümerschaft und Verantwortlichkeit: Ohne festgelegte Eigentümer gibt es niemanden, der die Mitgliedschaft verwaltet, Zugriffskontrollen überwacht oder die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherstellt.
• Sicherheitsrisiken: Nicht überwachte Teams können zu Repositories für sensible Informationen werden, die anfällig für unbefugten Zugriff sind.
• Datenverwaltung: Eine ordnungsgemässe Datengouvernanz wird schwierig, was das Risiko von Datenverlust oder -lecks erhöht.
• Operative Ineffizienz: Verwaiste Teams können zu Redundanz, veralteten Informationen und Unordnung führen.

Verwaiste Teams identifizieren

Ein Weg, verwaiste Teams zu identifizieren, ist über das Microsoft Teams Admin Center:

• Navigiere zum Microsoft Teams Admin Center.
• Erweitere im linken Menü den Bereich "Teams".
• Navigiere zu "Teams verwalten".

Aus dieser Ansicht siehst du eine Tabelle mit Teams und Daten zur Anzahl der Eigentümer, Mitglieder, Gäste und Kanäle. Standardmässig könnten die Spalten für Eigentümer und Gäste ausgeblendet sein, aber du kannst sie über die Einstellungsoption sichtbar machen.

Microsoft Teams Admin Center.

Verwaiste Teams haben keine zugewiesenen Eigentümer und zeigen "0 ⚠" in der Eigentümer-Spalte. Weitere interessante Szenarien:

• Teams ohne Mitglieder oder Gäste: möglicherweise ungenutzt und unnötig.
• Teams nur mit Gästen: externe Entitäten, die die Unternehmensrichtlinien möglicherweise nicht kennen.

Diese Berichtsansicht ist nützlich, aber für grössere Organisationen möglicherweise nicht praktisch. Grössere Organisationen können alternativ die PowerShell-Cmdlets "Get-Team" und "Get-TeamUser" nutzen.

Was soll ich mit verwaisten Teams tun?

Sobald du verwaiste Teams identifiziert hast, musst du Wege finden, das Problem zu lösen. In Teil 2 dieser Serie werden wir verschiedene Strategien und Ansätze für die Verwaltung verwaister Teams besprechen, einschliesslich der Vorteile, die unsere innovative Governance-Lösung EasyLife 365 Collaboration bietet.