SharePoint, OneDrive, Viva Engage und Microsoft Teams: welches Tool wann nutzen?

Es ist okay, verwirrt zu sein

Microsoft 365 ist ein umfassendes Toolset mit dem Potenzial, die Produktivität deiner Organisation zu steigern, egal ob kleines Startup oder grosser Konzern.

Zumindest das wurde mir gesagt, als ich bei meinem neuen Job anfing.

Dann kam die grosse Verwirrung:
"Kann ich Teams nutzen, um Ressourcen mit Kollegen zu teilen? Ja, aber ich dachte, SharePoint ist das Tool für Ressourcenverwaltung. Warum kann ich auch auf SharePoint Ankündigungen machen? Sollte ich das? Ist das nicht das, wofür Viva Engage ist? Aber das könnte ich auch in einem öffentlichen Gruppen-Chat in Teams machen. Aber..."

Die Frage war: Was nutze ich wofür?

Nach viel Recherche, Fragen an Menschen und KI, und viel Ausprobieren hatte ich meine Antwort: Es ist kompliziert. Aber es ergibt Sinn, und ich erkläre es jetzt.

Ein kurzer Überblick

Bevor wir in Details gehen, eine kurze Zusammenfassung der Kernbereiche jedes Tools:

• SharePoint: Organisationsweites Dokumenten-Lifecycle-Management und Kommunikationsplattform
• OneDrive: Persönliches Dokumentenmanagementsystem
• Viva Engage: Soziale Vernetzung
• Teams: Tägliche Teamarbeit

Die Bereiche unterscheiden sich. Wenn du unsicher bist, frage dich einfach: Was ist der Zweck meiner Aktion? Die Antwort zeigt dir das richtige Tool.

Etwas mehr Kontext

SharePoint

Das älteste, stärkste und verwirrendste Tool von allen.

SharePoint startete 2001 als webbasierte Plattform für Dokumentenmanagement. Microsoft hat im Laufe der Zeit neue Funktionen hinzugefügt und es zu einem vielseitigen Content-Management-Tool ausgebaut. Mit der Entwicklung von Microsoft 365 hat es sein volles Potenzial als Backend für viele Microsoft 365-Dienste erreicht.

Jedes Mal, wenn du ein Team oder eine Gruppe in Teams erstellst oder eine Community in Viva Engage, erstellt SharePoint automatisch eine Site als Repository. Jedes Dokument, das du aus einem dieser Tools teilst oder erstellst, wird automatisch auf der relevanten SharePoint-Site gespeichert. Es ist allgegenwärtig, aber im Hintergrund.

Vorteile:

• Leistungsstarkes Dokumenten-Lifecycle-Management, ohne deine gewohnten Tools zu verlassen
• Versionierung standardmässig aktiviert
• Alles automatisch mit deinem Team geteilt und klar strukturiert
• Integration mit Microsoft Office für Echtzeit-Zusammenarbeit
• Link statt Dokument teilen verhindert unerwünschte Kopien
• Sicherheits- und Berechtigungseinstellungen möglich

Warum ist es so verwirrend? Beim ersten Öffnen von SharePoint im Browser erwartet man etwas wie den Datei-Explorer, sieht aber eine Newswebsite. Das liegt daran, dass SharePoint auch Publishing-Funktionen hat und als Intranet für dein Unternehmen dienen kann.

Hier kommen die SharePoint-Site-Templates ins Spiel: Team-Sites für Projektzusammenarbeit und Kommunikations-Sites für Unternehmenskommunikation.

OneDrive

Der etwas introvertierte Reiter, aber ein sehr treuer Freund.

OneDrive wurde 2007 veröffentlicht und ist ebenfalls ein Cloud-Dokumentenmanager, aber mit einigen Unterschieden.

Statt im Hintergrund zu arbeiten, sieht es aus und funktioniert wie der Datei-Explorer. Da es ein Cloud-Dienst ist, speichert es Dokumente in der Cloud, sodass du von jedem synchronisierten Gerät darauf zugreifen kannst, auch offline.

Der Hauptunterschied zu SharePoint: OneDrive ist für individuelle Arbeit gedacht, nicht für gemeinsame Teamarbeit. Dokumente auf OneDrive werden nicht automatisch mit dem Team geteilt. Du kannst sie bei Bedarf mit einzelnen Personen teilen und später nach SharePoint verschieben.

Viva Engage

Die soziale Plattform für Organisationen. Sie verbindet Mitarbeiter über deine Organisation hinweg, fördert Kommunikation und Gemeinschaftsgefühl. Besonders in der Zeit des Remote-Arbeitens ermutigt sie Mitarbeiter, mit Kollegen ausserhalb ihres üblichen Kreises zu interagieren.

Die Nutzung kann sich manchmal mit dem SharePoint-Intranet überschneiden. Der Hauptunterschied: Viva Engage ist für die Gemeinschaftsbildung ausserhalb des Arbeitsbereichs gedacht, SharePoint für arbeitsbezogene Themen.

Kleinere Unternehmen nutzen Viva Engage oft nicht, da Teams für ihre Grösse besser geeignet ist.

Teams

Microsoft Teams ist das vielseitigste Tool. Wie Viva Engage kann es sozial sein, und wie SharePoint kann es zur Dokumentenverwaltung genutzt werden. Es ist der Microsoft-Zusammenarbeitshub mit allen Lieblingstools.

Bei der Arbeit an einem Projekt brauchst du oft mehrere Dinge gleichzeitig: Nachrichten senden, Updates mit dem Team teilen, externe Mitarbeiter einladen, Videoanrufe, Meetings, Dateien hochladen, OneNote-Seiten bearbeiten, To-Do-Listen aktualisieren. Teams wird dabei dein bester Freund als Zusammenarbeitshub.

Wann soll ich Teams und wann SharePoint für Dateien nutzen? Es spielt keine grosse Rolle. SharePoint arbeitet im Hintergrund von Teams. Wenn du Dokumente über die Teams-Oberfläche verwaltest, arbeitest du eigentlich in SharePoint.

Quiz zu Anwendungsfällen

Hier sind einige Anwendungsfälle. Rate, welches Tool du für jeden Zweck nutzen solltest. Antworten nach dem GIF!

1. Dokumente organisieren?
2. Offizielle Neuigkeiten teilen?
3. In Echtzeit an einem Projekt zusammenarbeiten?
4. Strategie für ein Projekt planen?
5. Einen Mitarbeiter für eine abgeschlossene Aufgabe würdigen?
6. Ein Volleyballteam im Raum Zürich zusammenstellen?

1. Dokumente organisieren? SharePoint, wenn kein Chat und integrierte Zusammenarbeitstools benötigt werden. Viele Organisationen nutzen Teams, da es SharePoint mit diesen Tools ergänzt.
2. Offizielle Neuigkeiten teilen? Für einen Website-ähnlichen Stil wie Intranets: SharePoint-Kommunikationssite. Für Social-Media-Stil: Viva Engage. Teams funktioniert auch, besonders für kleinere Organisationen.
3. In Echtzeit an einem Projekt zusammenarbeiten? Erstelle ein Team in Teams. Nutze den Chat, das Whiteboard und weise Aufgaben im To-Do-Planner zu.
4. Strategie für ein Projekt planen? Teams ist die richtige Wahl. Nutze den integrierten To-Do-Planner oder finde das Add-in, das am besten zu dir passt.
5. Einen Mitarbeiter würdigen? Viva Engage hat Abzeichen, die unternehmensübergreifend vergeben werden können. Oder schreibe in Teams einen netten Beitrag.
6. Volleyballteam im Raum Zürich? Erstelle eine Community in Viva Engage oder ein öffentliches Team in Teams.

Fazit

M365 löst komplexe Probleme auf flexible Weise. Mit grosser Macht kommt grosse Verantwortung: Deine Verantwortung ist es zu verstehen, wie es funktioniert. Was du gerade getan hast.

Auch wenn dieser Artikel alle Zweifel klären sollte: Solange eine Lösung für dich und deine Mitarbeiter Sinn ergibt, wird sie gut funktionieren. M365 muss sich in deine Arbeitspraxis einfügen, nicht umgekehrt.

Noch eine letzte Sache

Alte und nicht mehr genutzte Ressourcen häufen sich unbemerkt an, genau wie unerwünschte Dinge in der physischen Welt, und erzeugen Unordnung und sogar Sicherheitsrisiken. Denke an Gastkonten, die aktiv bleiben, nachdem eine Zusammenarbeit beendet wurde. Das ist potenziell eine sehr gefährliche Situation für dein Unternehmen. EasyLife 365 beseitigt jedes Risiko: Es hält deine Arbeitsumgebung immer sauber, optimiert und sicher.