Herausforderungen
Die NürnbergMesse hatte mit einigen Herausforderungen zu kämpfen, wenn es um die Verwaltung des Gastzugangs in ihrer Microsoft 365-Umgebung ging:
- Komplizierte und zeitintensive Onboarding-Prozesse für Gastkonten.
- Kein strukturiertes Lebenszyklusmanagement, was zu Compliance-Problemen und zu viel administrativem Aufwand führte.
- Schwierigkeiten, Gastkontotypen während der Erstellung für gezielten Zugriff auseinanderzuhalten.
- Kein einfaches Verfahren zur regelmässigen Überprüfung von Gastberechtigungen, Dateifreigaben und Mitgliedschaften.
- Probleme bei der Verwaltung des Zugriffs auf Unternehmensanwendungen, ohne zusätzliche Konten für externe Nutzer zu erstellen.
Lösungen
Um diese Herausforderungen zu meistern, setzte die NürnbergMesse EasyLife 365 Collaboration ein und nutzte die Funktionen zur Verwaltung von Gastbenutzern. Das Unternehmen hat:
- 15 Gastkontotypen definiert, mit klaren Verantwortlichkeiten, was die Kontoerstellung von einem Tag auf nur wenige Minuten verkürzte.
- Automatisierte Prozesse für Onboarding, Offboarding und die Überprüfung des Zugriffs von Gästen eingeführt.
- Anpassbare Richtlinien eingeführt, die eine sichere Zusammenarbeit gewährleisten und Compliance-Risiken minimieren.
- Eine nahtlose Integration mit Microsoft Teams, SharePoint und Entra für eine einheitliche Verwaltung geschaffen.
- Regelmässige Zugangsbestätigungen und automatische Bereinigung inaktiver Konten eingeführt.
Ergebnisse
Mit der Implementierung von EasyLife 365 Collaboration hat die NürnbergMesse folgende Ergebnisse erzielt:
- Die Verwaltung der Gastkonten wurde von der IT-Abteilung auf die Endbenutzer verlagert, was den Verwaltungsaufwand deutlich verringert hat.
- Es gibt nun eine Kontrolle und regelmässige Überprüfung des Gastzugangs, um die Risiken durch inaktive oder nicht autorisierte Benutzer zu minimieren.
- Die Anzahl der internen Konten und der gesamte Verwaltungsaufwand wurden verringert.
- Die Richtlinien wurden an die Compliance-Anforderungen auf Unternehmensebene angepasst.
